Bevor man zuverlässig schnelles Internet nutzen kann, steht die Einrichtung von NetCologne Mail. Dabei kann NetCologne Webmail verwendet werden. Der Email-Zugang erfolgt bei NetCologne Webmail ausschließlich über den Webauftritt des Anbieters. Wer mehr Komfort erwartet, sollte NetCologne über Pop3 oder IMAP einrichten.
Die Daten zur Einrichtung des Email-Clienten variieren zwischen den einzelnen Anbietern. Die genannten Daten sind im Email-Clienten angegeben. Die Konfiguration läuft bei Outlook, Windows Mail oder Thunderbird ähnlich ab. Smartphones besitzen in den Einstellungen meist einen gesonderten Menüpunkt.
Mit NetCologne IMAP und Pop3 können Mails vom Server des Anbieters abgerufen werden. Mit NetCologne Pop3 erfolgt die Abholung der Mails direkt vom Server, wo die Nachrichten anschließend in der Regel gelöscht werden. IMAP bedient sich dagegen der Email-Software und verwaltet die Nachrichten weiter auf dem Server des Systems. Dies hat den Vorteil, dass man die Mails nach Belieben abrufen kann und die Nachrichten sich einfach verwalten und in einzelnen Ordnern ablegen lassen.
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