Kundenakquise, Gestaltung der geforderten Produkte, Personalmanagement – in einer Agentur fallen viele Aufgaben an, die es zu koordinieren gilt. Besonders die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter ist dabei wichtig, damit die Ressourcen optimal auf die Projekte verteilt werden können. Eine Agentursoftware ist dafür ein gutes Mittel – die Erfahrungen zeigen, dass Tagesabläufe mit einem solchen Programm effizienter ablaufen können; die Agentur Pluspol Interactive berichtet auf ihrem Blog über das Finden einer geeigneten Software für ihre Arbeitsprozesse.

Zwar ist die gefundene sicher nicht für jede Firma das richtige, aber die Überlegungen zum Finden dieser sind für jeden nachzustellen.

• Welche Funktionen werden dringend benötigt?
• Was wäre gut zu haben?
• Wie soll die Agentursoftware zu benutzen sein?

Die ersten beiden Aspekte richten sich nach der generellen Ausrichtung der Agentur; wer in der Werbung tätig ist, wird andere Schwerpunkte legen als eine Firma, die eher das Packungsdesign verschiedener Unternehmen designt.

Browserbasiert oder klassische Installation?

Bevor die verschiedenen Anbieter für eine Agentursoftware durchsucht werden, sollte die erste Frage beantwortet werden: wird eine webbasierte Lösung benötigt, oder eine, die nur lokal auf den PCs funktioniert, auf denen sie installiert wurde? Letztere bietet den Vorteil, dass sie immer funktioniert – auch bei einem Ausfall des Internets. Allerdings ist sie lokal begrenzt und muss in verschiedenen Lizenzen für die Rechner des Unternehmens gekauft werden – Mehrkosten, die sich vermeiden lassen. Die erste Möglichkeit bedeutet, dass die Plattform über eine Internetadresse im Browser aufgerufen wird. Mittels eines personalisierten Logins können die Mitarbeiter auf die Daten zugreifen. Der Vorteil ist, dass dies von jedem PC mit Internetzugang funktioniert. Auch im Home Office oder im Außendienst ist es daher möglich, die entsprechenden Eintragungen vorzunehmen. Um eine flexible Arbeitsweise zu gewährleisten, ist diese Variante daher meist die bessere – der Nachteil liegt aber in der Internetverbindung: Ist diese gestört oder nicht vorhanden, wird auch die Software nicht zu nutzen sein. Die Kosten bei der webbasierten Variante sind sehr unterschiedlich; einige Entwickler bieten an, dass die Lizenzen zur Nutzung zu mieten sind – in diesem Fall liegt der finanzielle Aufwand bei unter 100 Euro, berichtet sz-online.de. Sind sie zu kaufen, ist aber ein Einmalpreis von mehreren tausend Euro einzuplanen. Im Laufe der Zeit können außerdem weitere Lösungen der Software in das eigene Paket implementiert werden, für die weitere Kosten anfallen werden.

Online-Beratung der Anbieter

Wenn eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Softwares getroffen wurde, gilt es, diese zu vergleichen. Neben dem Preis ist vor allem die Funktionalität wichtig – es nützt immerhin keiner Agentur, wenn sie ein schönes System haben, die Mitarbeiter damit aber nicht umgehen können. Aus diesem Grund gilt es, sich zuerst Erfahrungsberichte der einzelnen Softwaretypen durchzulesen. Um einen noch besseren Eindruck zu bekommen, bieten viele der Anbieter kostenlos Demo-Versionen an. Diese können entweder zeitlich begrenzt genutzt werden oder enthalten nur die Grundfunktionen. Das Einloggen ist nur mit einem Test-Account möglich – es kann zwar herumgeklickt und auch einiges eingetragen werden, gespeichert wird dies aber nicht. Wer einen besseren Einblick in die Software bekommen möchte, kann einen Beratungstermin vereinbaren; die Agentursoftware easyJOB von because-software.com, als Komplettlösung, empfiehlt dies den Interessenten. Eine Software ist immerhin nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen. Auch die beste Anwendung muss daher in einer Schulung den Angestellten näher gebracht werden, damit alle Funktionen optimal genutzt werden. Ein Online-Meeting, eine Präsentation oder auch eine etwas weiter gefasste Testversion sind möglich, um herauszufinden, ob das jeweilige Programm zu der Agentur passt und die Arbeitsabläufe vereinfacht, statt sie zu verkomplizieren. Teilweise gibt es Anwendungsbeispiele als Videos auf der Plattform YouTube – eine Suche danach lohnt sich, um zu sehen, wie die jeweilige Software im direkten Betrieb aussieht.

Die Funktionen der Anwendung

Wie eingangs schon erwähnt, sind die Funktionen der wichtigste Teil der Agentursoftware. Wenn sich diese nicht mit den Ansprüchen des Interessenten decken, ist eine Zusammenarbeit nur schwer möglich. Die meisten Anwendungen bieten aber die gleichen Funktionen an, die je nach Gebrauch dazu gebucht oder auch weggelassen werden können; das Archivieren von Rechnungen und Mahnungen sowie ein Projektplaner und Stundenzettel für die Angestellten sind in den meisten Fällen dabei. Fehlt etwas, lohnt es sich, mit den Anbietern der Software ins Gespräch zu kommen. Es ist oftmals möglich, über eine API-Schnittstelle noch weitere Funktionen einzufügen. Mit einem guten Support und dem Willen, auch individuelle Wünsche zu erfüllen, seitens des Anbieters, ist es möglich, eine genau auf die Agentur zugeschnittene Software zu erhalten, obwohl keine eigenen IT-Experten dafür eingestellt wurden. Es gilt aber trotzdem, die Angebote genau zu vergleichen; denn vielleicht sind die Funktionen, die bei einer Anwendung erst nachträglich hinzugefügt werden müssten, bei einer anderen schon vorhanden.

Die Anschaffung einer Agentursoftware ist gut zu überlegen

Ohne eine entsprechende Anwendung gibt es viel Chaos in den Agenturen; es ist zwar möglich, verschiedene Excel-Tabellen für die unterschiedlichen Aufgaben anzulegen, die entsprechend gepflegt werden müssen. Durch Überschreibungen und doppelte Bearbeitungen können aber Missverständnisse entstehen, im schlimmsten Fall bearbeiten zwei Mitarbeiter unabhängig voneinander die gleiche Aufgabe – es ist daher nur ratsam, sich nach einer guten Agentursoftware umzuschauen, vor allem, wenn die Angestelltenzahl immer weiter steigt. Bei einem kleinen Team von maximal zehn Personen kann es möglich sein, alles noch durch Absprachen zu klären – bei zwanzig wird dies aber schon komplizierter und darüber hinaus beinahe unmöglich. Es ist daher wichtig, sich zu gegebener Zeit nach einer passenden Anwendung umzusehen und nicht erst, wenn die Probleme schon aufgetreten sind und dadurch Ressourcen vergeudet wurden. Dies macht bei Kunden immerhin keinen guten Eindruck – und vor allem vor diesen will sich die Agentur im besten Fall professionell präsentieren.

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