IT Asset Management Software – was ist das?

Hinter dem IT Asset Management – ITAM abgekürzt – verbergen sich Prozesse, die Software- und Hardware-Assets strategisch verwalten. Der Sinn besteht in der Maximierung des Geschäftswerts dieser Systeme. In mehreren Bereichen spielt diese Art des Managements eine tragende Rolle. Beispielsweise in der Inventarisierung und Finanzierung. Für die Verwaltung der Assets empfiehlt sich eine hochqualitative IT Asset Management Software.

Was ist das IT Asset Management?

IT-Assets bestehen in einer Organisation als Hauptteil der IT-Infrastruktur. Es handelt sich um Software oder Hardware. Letztere zeigen sich in Form von:

  • Netzwerkgeräten,
  • Arbeitsstationen,
  • Druckern oder
  • Smartphones.

Softwarebestände sind Lizenzen oder Betriebssysteme. Die Aufgaben des IT Asset Managements besteht in der Auswertung und Verwaltung dieser Komponenten und deren Leistungsprofil. Dieser Bereich des Managements nennt sich auch IT-Bestandsmanagement. Er beinhaltet das Sammeln umfangreicher Bestandsinformationen von Hardware und Software.

Diese kommen bei Kauf- und Verwendungsentscheidungen einzelner Assets zum Einsatz. Besitzt ein Unternehmen eine exakte IT-Asset-Inventarisierung, profitieren sie von einer effizienten Asset-Nutzung. Durch die Wiederverwendung bereits vorhandener Ressourcen besteht die Chance, unnötige Käufe zu beschränken oder zu vermeiden.

Aus dem Grund sollten sich Konzerne aus Effizienz- und Kostengründen fragen: „Was ist IT Asset Management und was bringt es?“. Dieser Kontroll- und Managementprozess ermöglicht es den Unternehmen, Risikokosten zu minieren.

Baut ein Betrieb auf einer veralteten oder unbekannten Infrastrukturgrundlage neue IT-Projekte auf, drohen Funktionsstörungen. Unter Umständen gehen diese mit gravierenden finanziellen Verlusten einher. Das IT Asset Management verhindert entsprechende Fehlerquellen. Seine Effektivität bezieht es aus dem Verwenden von elektronischen Aufzeichnungen und Metadaten. Diese nutzt der Prozess, um die Assets eines Unternehmens zu identifizieren und kategorisieren.

Konzentriert sich eine IT Asset Management Software auf Metadaten, handelt es sich um die Beschreibung der digitalen oder physischen Komponenten. Gleichzeitig spielen unterstützende Informationen, die für Asset-Management-Entscheidungen Relevanz erhalten, eine Rolle.

it asset management

Lesen Sie mehr:

Warum ist das Asset Management wichtig?

Viele IT-Organisationen übernehmen die Verwaltung eines Großteils der Asset-Footprints eines Betriebs. Mit dem Kauf und der Wartung von IT-Assets gehen hohe Kosten einher. „Warum ist Asset Management wichtig?“ Die Frage lässt sich mit der Kosteneffizienz beantworten.

Das ITAM unterstützt die IT-Teams dabei, die Ressourcen der Firma effektiv zu nutzen. Gleichzeitig optimiert es die Bedürfnisbefriedigung der Benutzer und die Geschäftsfunktionen. Das Asset Management in der IT sorgt neben der Inventarisierung der Assets für eine umfassende Nutzung aller erfassten Informationen.

Dementsprechend trägt es direkt zur Entscheidungsfindung bei Neuanschaffungsfragen bei. Die Vielzahl der IT-Organisationen fokussiert sich zunehmend auf die Benutzerfreundlichkeit und einen hohen Informationswert der IT-Asset-Daten. Das Ziel besteht nicht länger in einer reinen Datensammlung, die durch Genauigkeit punktet. Das Gesamtkonzept steht im Vordergrund, sodass die Erhöhung des Unternehmenswerts ein Hauptziel darstellt.

Weitere wesentliche Ziele des IT Asset Managements sind:

  • das Steigern der Unternehmensproduktivität durch Technologien, die Benutzer- und Geschäftsanforderungen unterstützt,
  • das Minimieren von Support- und Lizenzkosten durch das Entfernen oder Neuzuweisen nicht ausgelasteter Ressourcen oder Lizenzen,
  • das Durchsetzen gesetzlicher Anforderungen und Einhalten der Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens,
  • das Begrenzen von Gemeinkosten für das Managen der IT-Umgebung.

Die Vorteile von ITAM auf einen Blick

Kommt in einem Unternehmen eine hochqualitative IT Asset Management Software zur Anwendung, entstehen daraus vier Hauptvorteile.

Es besteht die Chance:

  • Strafzahlungen zu vermeiden,
  • die Effizienz zu erhöhen und die Kosten zu senken,
  • die Sicherheit zu verbessern und
  • die Agilität der Firma zu steigern.

Mithilfe des Managements erhalten die Unternehmen einen Überblick über die behördlichen, vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen. Gleichzeitig zeigt das IT Asset Management auf, welche Software wann und wie intensiv zum Einsatz kommt. Das hilft den Firmen, unnötige Assets zu entfernen oder überflüssige Elemente einzulagern.

Des Weiteren gibt ITAM darüber Aufschluss, welche Mitarbeiter Zugriff auf sensible Daten erhalten. Für die Verantwortlichen besteht die Möglichkeit, Benutzerrechte logisch einzuschränken und Sicherheitslücken frühzeitig zu schließen.

Welche Formen des IT Asset Managements gibt es?

Beim Asset Management handelt es sich um einen vielschichtigen und weitläufigen Begriff. Im Bereich der IT konzentriert es sich auf übergreifende Geschäftspraktiken, die mehrere Funktionen verbinden. Dazu gehören Vertrags-, Bestands- und Finanzfunktionen.

Das Ziel besteht in der Unterstützung des Lebenszyklusmanagements und der strategischen Entscheidungsfindung in der IT-Umgebung. Dementsprechend stellt ITAM einen Part der IT-Service-Management-Funktion innerhalb einer Firma dar.

Welche Formen des IT Asset Managements gibt es weiterhin?

Zu den wesentlichen Bestandteilen gehört das Management digitaler Assets. Es handelt sich um einen Teil der Verwaltungsfunktion für geistiges Eigentum eines Betriebs.

Zusätzlich besteht es zum elektronischen Medien-Contentmanagement. Vorrangig konzentriert es sich auf das Verwalten digitaler Assets, beispielsweise:

  • digitaler Daten,
  • Videos und
  • Fotos.

Diese produziert das Unternehmen eigenständig oder erhielt die Lizenz von Dritten. Zwei weitere Formen bestehen im Software Asset Management und dem Lizenz-Management. Beide beschäftigen sich damit, Software Assets effektiv zu:

  • verwalten,
  • kontrollieren und
  • schützen.

Dieser Schutz bezieht sich auf die vom Betrieb hergestellten und von Fremdanbietern lizenzierte Programme. Ebenso prüft das IT Asset Management, ob die Verwendung der Software den Lizenzvereinbarungen entspricht.

Was ist ein IT-Asset? Beispiele auf einen Blick

Durch neue Technologien und Innovationen gestalten sich IT-Umgebungen zunehmend komplexer und vielfältiger. Es fällt schwer, für ein IT-Asset eine exakte Definition zu finden.

Obgleich Unterschiede bei einzelnen IT-Organisationen existieren, finden sich für die IT-Assets Beispiele auf einen Blick:

  • Gebäude- und Infrastrukturverträge: Stellen Dritte dem Unternehmen eine Infrastruktur zur Verfügung, gilt diese nicht als Asset. Anders verhält es sich mit den Nutzungs- und Zugangsvereinbarungen.
  • Infrastruktur-Hardware: Klassische IT-Assets bestehen in physischen Servern, Rechenzentren und Netzwerkgeräten, die ein Betrieb kauft und betreibt.
  • Softwarelizenzen: Seriengefertigte Software – COTS genannt – für die eine Firma eine Lizenz erwirbt, stammt von Drittanbietern. Diese bestimmen über den Inhalt der Lizenzen. Diese stellen das Asset für das Unternehmen dar, nicht die eigentliche Software.
  • Betriebsinterne digitale Daten: Früher weniger im ITAM relevant, gelten Digitalinformationen aus dem Betrieb zunehmend als IT-Assets. Speziell für digitale Unternehmen spielen die Betriebsdaten eine wesentliche Rolle. Dementsprechend werten die ITAM-Teams sie während des Lebenszyklus aus, kalkulieren und verwalten sie.

Software für das IT Asset Management als Open Source

Firmen investieren viel Geld in diverse Software- und Hardware-Assets. Diese erweisen sich für den täglichen Betrieb des Unternehmens als unerlässlich. Um die einzelnen Assets effizient und zuverlässig zu verwalten, braucht es eine hochqualitative und sichere Lösung.

Entsprechende Angebote gehen mit hohen Anschaffungs- und Integrationskosten einher. Gibt ein kleiner oder mittelständischer Betrieb für eine IT Asset Management Software einen Großteil des Kapitals aus, erweist sich dies als kontraproduktiv. Eine gute Alternative besteht in der Anschaffung der Software zum IT Asset Management als Open Source. Hierbei handelt es sich um Dienste mit quelloffenen Protokollen, die kostenfrei zur Verfügung stehen.

Ein Beispiel stellt AssetTiger dar. Das cloudbasierte Software-Tool bietet die Chance, Asset-Check-ins und -Check-outs sowie die Asset-Interaktionen zu überwachen. Um effiziente Zeitpläne für die Wartung der Assets zu gestalten, legen die IT-Teams Erinnerungen und Alarme fest.

Des Weiteren bietet die Anwendung die Möglichkeit, Asset-Lizenzen zu verwalten und für mögliche Verlängerungen E-Mail-Benachrichtigungen festzulegen. Die Open-Source-Version von AssetTiger unterstützt bis zu 250 Assets.

INFO: Bei Bedarf erhalten die Nutzer die Chance auf ein Upgrade, das die Verwaltung von bis zu 500 Assets ermöglicht. Bei dieser kostenpflichtigen Variante des Tools starten die Abonnementpläne bei 100 US-Dollar im Jahr.

Das IT Asset Management nach ITIL

Das Kürzel ITIL steht für „Information Technology Infrastructure Library“. Es handelt sich um eine Sammlung von „Best-Practice-Prozessen“. Diese erhält das Unternehmen in Form eines IT-Services. Daher verwundert es nicht, dass Erfolg versprechendes IT Asset Management nach ITIL funktioniert.

Passen Unternehmen die vorgeschlagenen Prozesse und zur Verfügung stehenden Services an ihre Anforderungen an, profitieren sie von einer Wertmaximierung. ITIL im Bereich des IT Asset Managements zu nutzen, bringt mehrere Vorzüge mit sich. Die Firmen erhalten Input für die Optimierung von Prozessen. Existieren Schwierigkeiten bei der Leistungserbringung, schafft die Ausrichtung des ITAM nach ITIL Abhilfe.

Gleichzeitig regt diese Sammlung der empfehlenswerten Prozesse das prozessorientierte Denken und Arbeiten an. ITIL führt eine allgemeine Terminologie ein. Diese findet bei Dienstleistern und Meldern gleichermaßen Verwendung. Das erleichtert die inner- und außerbetriebliche Kommunikation.

Das könnte Sie interessieren:

Die TOP3 der besten Lösungen für das IT Asset Management

Um effektive und zuverlässige Tools für das eigene Unternehmen auszuwählen, lohnt sich ein Blick auf die TOP3 der besten Lösungen für das IT Asset Management:

  • Desk: Das System vereint technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Informationen zu den Unternehmenswerten. Funktionsbereiche bestehen beispielsweise im Hard- und Software-Scan, Reporting und der Inventarisierung.
  • Djinvoice: Hierbei handelt es sich um ein Softwaresystem, das eine individuelle Stammdatenverwaltung ermöglicht. Der modulare Aufbau erlaubt es, das System an unternehmenseigene Bedürfnisse anzupassen.
  • VIZOR: Ebenfalls modular gestaltet, ist das Programm eine gute Lösung für den IT-HelpDesk sowie das Software- und IT Asset Management.



Redakteur Christian Habeck
Nach oben
×
Dein Bonus Code:
Das Bonusangebot hat sich bereits in einem weiteren Fenster geöffnet. Falls nicht, kannst du es aber auch nochmal über den folgenden Link öffnen:
Zum Anbieter